재고관리 자동 관리프로그램 개발, 엑셀 다음 단계로 넘어가기 전에

“엑셀 파일이 몇 개인지도 모르겠어요.” 재고 담당자들이 공통으로 하는 말입니다.

품목별 시트, 입출고 시트, 거래처별 시트가 따로 돌아갑니다. 담당자 한 명이 바뀌면 수식이 깨지고, 어디서 틀렸는지 찾는 데 반나절이 걸립니다.

재고관리 자동 관리프로그램은 이 흩어진 시트를 하나의 화면으로 모으는 작업입니다. 다만 “프로그램으로 바꾼다”는 말 안에 실제로는 세 가지 다른 일이 들어 있습니다.

재고관리 프로그램 안에 든 세 가지 일

첫째는 입출고 기록을 한 곳에 모으는 일입니다. 시트를 없애고 화면 하나에서 입력·조회하게 만듭니다.

둘째는 재고 수량을 실시간으로 계산하는 일입니다. 입고와 출고가 발생할 때마다 남은 수량이 자동으로 바뀝니다.

셋째는 그 수량을 기준으로 알림이나 다음 행동을 트리거하는 일입니다. 기준선 이하로 떨어지면 알려주거나, 발주 화면으로 연결합니다.

세 번째까지 가야 진짜 “관리프로그램”이 됩니다. 첫째만 하면 여전히 사람이 수량을 보고 판단해야 합니다.

개발 전에 확인해야 하는 것

품목 분류 기준이 명확한지부터 봐야 합니다. 같은 부품인데 이름이 다르게 등록돼 있으면, 프로그램이 아니라 데이터부터 정리해야 합니다.

입고·출고를 누가, 어디서 입력하는지도 정해야 합니다. 현장에서 바로 입력하는지, 사무실에서 나중에 취합하는지에 따라 화면 설계가 달라집니다.

기존 거래 데이터를 옮길지도 확인해야 합니다. 과거 기록이 필요 없다면 새로 시작하면 되지만, 필요하다면 이전 작업이 개발 범위에 포함됩니다.

단일 시스템형과 통합형은 다른 작업입니다

지금 급한 게 재고 파악이라면, 단일 시스템형으로 먼저 시작하고 나중에 붙이는 방법도 있습니다.

만들고 나서가 진짜 시작입니다

품목이 늘어나면 분류 체계를 바꿔야 할 때가 옵니다. 처음 설계가 확장을 고려했는지에 따라, 이 작업이 간단한 추가냐 전체 재설계냐가 갈립니다.

현장 담당자가 직접 품목을 추가·수정할 수 있는 권한 구조도 필요합니다. 매번 개발사에 요청해야 한다면, 관리프로그램의 의미가 줄어듭니다.

GrowSpace는 재고 흐름 분석부터 화면 설계, 개발, 이후 확장까지 한 팀이 맡습니다. 담당자께서 엑셀 시트를 하나씩 대체해가며 매번 새 업체를 찾지 않으셔도 되는 구조입니다.

자주 묻는 질문

엑셀에서 쓰던 분류를 그대로 가져갈 수 있나요?

가능합니다. 다만 이름이 제각각인 품목은 먼저 정리하는 게 나중 작업을 줄여줍니다.

여러 창고를 따로 관리해도 되나요?

됩니다. 창고별 재고를 나눠 보고, 전체 합계도 같이 볼 수 있게 설계합니다.

나중에 ERP와 연동하고 싶으면 다시 만들어야 하나요?

처음부터 확장을 고려해 설계하면, 나중에 연동 작업만 추가하는 방식으로 진행할 수 있습니다.

→ 지금 쓰시는 엑셀 구조 알려주시면 어디부터 정리할지 상담해 드립니다.