전시회 비즈니스 매칭 시스템 구축, 구글폼·엑셀 수기 운영을 자동화하는 방법

9월 17, 2026

바이어 신청서는 구글폼으로 받고, 매칭은 엑셀에서 손으로 맞추고, 일정 조율은 전화와 문자로 돌아간다. 전시회 비즈니스 매칭을 아직 이렇게 운영하는 주최사가 많다. 참가 기업이 50곳만 넘어가도 이 방식은 곧 한계에 부딪힌다.

담당자 한 명이 붙어도 마찬가지다.

전시회 비즈니스 매칭 시스템이란, 참가자 신청부터 매칭·일정·알림·회의록까지 한 플랫폼에서 자동으로 처리하는 운영 도구다. 업계에서는 바이어 셀러 매칭 시스템, 전시회 1:1 비즈니스 미팅 시스템이라는 이름으로도 부른다.

결론부터 말하면, 구글폼과 엑셀을 없애는 게 핵심이 아니다. 신청 데이터는 매칭 로직으로 바로 들어간다. 확정된 일정은 참가자에게 알림으로 가고, 미팅이 끝나면 회의록까지 남는다. 이 흐름을 하나로 잇는 게 핵심이다. GrowSpace 이벤트는 이 흐름을 전시·행사 운영 플랫폼 안에 비즈니스 매칭 기능으로 담아뒀다.

왜 엑셀 매칭은 항상 늦게 끝나는가

엑셀 매칭의 문제는 계산이 아니라 갱신이다. 바이어 한 명이 관심 기업을 바꾸면 시트 전체를 다시 맞춰야 한다. 참가 기업이 100곳이면 조합의 경우의 수는 순식간에 늘어난다.

여기서 담당자가 갈린다.

신청 마감 직후 며칠은 매칭표만 붙잡고 있는 경우가 흔하다. 확정된 일정을 다시 엑셀에서 전화나 문자로 개별 통보하는 과정에서 오류도 쌓인다. 한 사람이 두 자리에 겹쳐 배정되거나, 통보가 늦어 노쇼로 이어지는 일도 드물지 않다.

신청부터 회의록까지, 무엇이 자동화되는가

GrowSpace 이벤트의 비즈니스 매칭은 신청 접수부터 시작한다. 관심 분야 기반 매칭, 일정 조율, 알림, 회의록 정리까지 하나의 흐름으로 처리한다.

참가자는 웹에서 관심 분야와 만나고 싶은 기업을 선택해 신청한다. 시스템은 이 데이터를 기준으로 겹치지 않는 일정을 자동으로 배정하고, 확정되면 참가자에게 알림이 간다. 미팅 장소나 시간이 바뀌면 그 변경도 실시간으로 반영된다. 미팅이 끝나면 결과를 남길 수 있어, 어떤 매칭이 실제 상담으로 이어졌는지 데이터로 확인할 수 있다.

주최사 입장에서 얻는 것은 인력 절감만이 아니다. 참가자별 매칭 이력과 신청 데이터는 쌓인다. 어떤 분야의 바이어가 몰렸는지, 어떤 기업이 매칭 요청을 많이 받았는지가 참관객 데이터 대시보드에서 한눈에 보인다. 다음 회차 부스 배치나 참가 기업 유치 전략을 짤 때 이 데이터가 근거가 된다. 종이 신청서와 전화 확인에 쓰던 인력을 현장 운영으로 돌릴 여유도 생긴다. 참가자 입장에서는 앱을 새로 설치할 필요가 없다는 점도 크다. 신청과 확인 모두 QR로 접속하는 웹 페이지 안에서 끝난다.

학술대회 비즈니스 매칭은 뭐가 다른가

학술대회에서는 매칭의 성격이 조금 다르다. 전시회가 바이어와 셀러를 잇는다면, 학술대회는 발표자와 참관객, 혹은 세션 간 관심사를 잇는 경우가 많다.

논리는 같다.

다중 세션과 트랙이 동시에 돌아가는 학술대회에서는 이렇게 움직인다. 참가자가 듣고 싶은 세션과 만나고 싶은 발표자를 미리 선택하면 개인 일정표가 자동으로 짜인다. 포스터 세션에서 특정 연구자와 미팅을 잡는 일도 같은 매칭 로직으로 처리된다. 발표장 길찾기와 개인 일정이 한 화면에 있어, 참가자가 여러 앱을 오갈 필요가 없다. 컨퍼런스나 페스티벌처럼 세션이 여러 갈래로 나뉘는 행사라면 같은 구조가 그대로 적용된다.