AI 전시 안내를 도입하려면 최신 일정·장소·이용 조건을 누가 관리하고, 어떤 질문까지 답하게 할지 먼저 정해야 합니다. 행사 자료를 많이 넣는 것만으로는 충분하지 않습니다. 오래된 정보와 현재 정보를 구별하고, 근거가 없을 때 답변을 멈추며, 필요한 담당자에게 연결하는 기준이 있어야 합니다.
이 글은 전시 주최사와 기관 사업 담당자가 공급사에 요구할 데이터·검수 항목을 정리한 가이드입니다. 특정 서비스의 AI 안내, 추천 매칭, 자동 경로 최적화가 이미 구현됐다고 전제하지 않습니다.
질문 유형별로 사용할 근거를 정합니다
먼저 기존 문의에서 자주 등장하는 질문을 모읍니다. 이름·연락처 등 필요 없는 개인 정보는 빼고 질문의 목적을 남깁니다. 질문마다 근거 자료, 갱신 담당자, 답변 경계, 사람에게 연결할 조건을 붙여보세요.
- 부스 위치: 승인된 배치도와 참가업체 목록을 사용합니다. 업체명·부스 번호가 불분명하면 대상을 확인하도록 설계합니다
- 세션 일정: 날짜·회차·장소가 포함된 최신 프로그램을 사용합니다. 같은 제목의 여러 회차를 섞지 않게 합니다
- 입장·등록: 운영팀이 승인한 이용 안내를 사용합니다. 개별 결제 오류나 신청 변경은 적절한 창구로 연결합니다
- 편의시설: 위치와 운영 시간 등 확인된 자료를 사용합니다. 확인되지 않은 시설 상태를 추측해 말하지 않게 합니다
- 긴급·안전 문의: 행사에서 승인한 연락 창구와 대응 안내를 확인합니다. 일반 안내 답변이 현장 책임자의 판단을 대신하지 않도록 범위를 제한합니다
이 목록은 제품이 제공하는 기능 목록이 아니라 발주자가 정할 답변 범위입니다. 안내 대상과 행사 운영 방식에 맞춰 줄이거나 추가하면 됩니다.
자료에는 적용 날짜와 책임자가 필요합니다
파일 이름이 ‘최종’이어도 행사 당일에는 다른 값이 승인될 수 있습니다. 자료마다 어느 행사·날짜·회차에 적용되는지와 갱신 담당자를 표시하세요. 폐기된 일정이 계속 검색되거나 오래된 공지가 새 답변의 근거가 되는 상황도 검수 대상입니다.
업체명과 부스 번호, 세션명과 장소명을 연결하는 기준도 필요합니다. 홈페이지, 지도, PDF에서 이름이 다르면 답변의 대상을 잘못 선택할 수 있으므로 입력 전에 명칭을 대조합니다.
외부 자료를 추가할 때는 공식 행사 정보로 취급할 수 있는지 정하고, 방문객 제출 문구가 기존 운영 규칙이나 답변 범위를 바꾸지 않도록 처리 방식을 확인해야 합니다. 입력 자료가 많아지는 만큼 출처와 권한의 구분도 중요합니다.
‘모르겠다’고 답할 상황을 미리 만듭니다
정답이 있는 질문만 시연하면 확인되지 않은 내용을 어떻게 처리하는지 알기 어렵습니다. 자료에 없는 행사, 아직 확정되지 않은 장소, 서로 충돌하는 일정도 테스트에 넣어보세요.
운영팀이 기대할 수 있는 처리 기준은 다음과 같습니다.
- 자료에 없음: 확인되지 않았음을 알리고 관련 담당 창구를 안내합니다
- 질문이 모호함: 날짜·업체·세션 등 필요한 조건을 먼저 확인합니다
- 자료가 충돌함: 임의로 하나를 확정하지 않고 승인된 최신 정보 확인 절차로 연결합니다
- 개별 처리 필요: 신청 변경·민원 등 담당자의 확인이 필요한 업무를 구분합니다
- 운영 시간 밖: 응답 가능한 창구와 후속 처리 방식을 안내하되 즉시 처리를 약속하지 않습니다
이 동작이 가능한지는 현재 구현과 실제 테스트로 확인해야 합니다. 안내 문구에 담당자 연락처만 적는 것과, 문의 내용을 전달하고 처리 상태를 확인하는 기능도 구분합니다.
도입 검수에 사용할 질문 묶음
아래는 실제 답변 성능을 평가하기 위한 시나리오 예시입니다. 행사 자료로 정답과 기대 동작을 작성한 뒤 공급사 시연에 사용하세요.
- 정상 질문: 공식 업체명과 부스 번호를 물었을 때 같은 대상을 안내하는가
- 모호한 질문: 동일 제목의 다른 날짜 세션을 물었을 때 날짜를 확인하는가
- 변경 질문: 장소 변경 뒤 이전 공지의 장소를 답하지 않는가
- 없는 정보: 존재하지 않는 업체나 미확정 프로그램을 만들어 답하지 않는가
- 다국어 질문: 서로 다른 언어에서도 날짜·시간·장소·이용 조건의 의미가 일치하는가
- 범위 밖 질문: 환불 결정이나 개별 등록 정보처럼 권한이 필요한 요청을 담당자에게 연결하는가
- 근거 확인: 답변이 어떤 승인 자료에 기반했는지 운영자가 확인할 수 있는가
- 장애 상황: 정보 갱신 실패나 서비스 이용 불가 때 방문객에게 어떤 안내가 나오는가
테스트 결과는 ‘통과 / 수정 후 재검 / 범위 제외’처럼 조치가 보이는 상태로 기록할 수 있습니다. 중요한 장소·시간을 틀리거나 범위 밖 요청에 임의 결정을 하는 문제는 평균 점수에 묻지 말고 개별 수정 조건으로 남깁니다.
운영자가 고칠 수 있는 범위까지 확인합니다
도입 시점의 답변만 맞아서는 운영을 이어가기 어렵습니다. 정보 변경, 잘못된 답변 신고, 검토, 수정, 재검증의 책임자를 정합니다. 질문 로그나 답변 기록을 활용한다면 어떤 항목을 수집하고 누가 열람할지도 확인해야 합니다.
공급사에는 자료를 고친 뒤 어느 시점에 새 답변에 반영되는지, 이전 자료의 처리는 어떻게 되는지, 장애나 오답을 어떻게 전달하는지 물어보세요. 별도 확인 없이 자동 학습·즉시 반영·상시 가용성을 약속된 기능으로 해석하지 않습니다.
소개 문구와 납품 범위를 마지막으로 대조합니다
GrowSpace 전시·행사 서비스 페이지는 AI 챗봇 등 행사 운영 항목을 소개합니다. 도입 검토에서는 현재 시연 가능한 기능과 추가 개발이 필요한 기능을 구분하고, 위 질문 묶음으로 제공 범위를 확인해야 합니다. 소개 문구만으로 모든 AI 기능의 구현이나 성능 검증이 끝났다고 판단하지 않습니다.
운영 정보의 원본, 자주 받는 질문, 지원 언어, 답변하면 안 되는 범위, 담당자 연결 방식을 정리해 AI 전시 안내 구현 범위 상담을 요청해보세요. 사용할 데이터를 준비한 만큼 필요한 기능과 검수 기준도 구체적으로 논의할 수 있습니다.
KISS 2025 행사 포스터 참고 자료
