전시장을 넘어 호텔 학술대회장까지 — 제9회 ICLAS / 제2회 KFCC 학술대회 디지털 지도 도입 사례

디지털 지도는 전시장에서만 쓰는 도구가 아닙니다. 이번에는 전시장이 아닌 호텔, 그것도 두 층에 나뉘어 열린 학술대회장을 지도로 만들었습니다. 제9회 ICLAS와 제2회 KFCC 학술대회가 열린 그랜드 워커힐 서울입니다.

두 학술대회는 같은 날 그랜드 워커힐 서울에서 열렸습니다. KFCC는 B1 그랜드홀, ICLAS는 B2 비스타홀을 썼습니다. 전시장이 아닌 호텔 연회장이었지만, 전시회에서 쓰던 GrowSpace 디지털 지도를 학술대회 구조에 맞춰 그대로 얹었습니다. 참가자는 QR로 지도에 들어와 학술대회별로 부스를 추려 보고, 한글이나 영문으로 후원사를 검색해 위치를 확인했습니다.

도입 배경 — 전시장이 아닌 학술대회장에서

ICLAS는 레이저·미용의학 국제학술대회이고, KFCC는 대한미용기능의학회가 여는 학술대회입니다. 올해는 “Designing Responses, Engineering Healing”이라는 같은 주제 아래 두 행사가 그랜드 워커힐 서울에서 함께 열렸습니다.

참가자 입장에서 보면 질문이 많아질 수밖에 없는 구조였습니다.

“ICLAS 강연장은 몇 층이에요?”

“Where is the DESIGN Room?”

종이 안내판으로는 풀기 어려운 문제

• 두 학술대회가 B1과 B2로 층이 나뉘어 있어, 어느 층으로 가야 하는지부터 확인해야 합니다.
• REGENERATION·TREND(KFCC), INSIGHT·DESIGN(ICLAS)처럼 강연장 이름이 많아 헷갈리기 쉽습니다.
• 후원사 부스가 강연장 사이 복도와 로비에 흩어져 있고, 국내외 참가자가 섞여 한글·영문 안내가 모두 필요합니다.

세션 사이 짧은 휴식 시간에 부스를 둘러봐야 하는 학술대회 특성상, 길을 헤매는 시간이 곧 놓치는 만남이 됩니다.

전시회와 학술대회, 지도에 담을 것이 다릅니다

전시회 지도는 수백 개 부스를 찾게 해주는 것이 핵심입니다. 학술대회는 사정이 다릅니다. 참가자는 하루 대부분을 강연장에서 보내고, 세션이 바뀔 때마다 강연장을 옮기고, 쉬는 시간에 후원사 부스를 들릅니다.

같은 지도 플랫폼이지만 무엇을 앞에 보여줄지는 행사마다 다르게 구성합니다. 이번에는 “어느 강연장, 어느 층”이 먼저 보이도록 지도를 짰습니다.

호텔도 지도가 됩니다 — 장소를 가리지 않는 디지털 지도

그랜드 워커힐 서울은 전시를 위해 지은 건물이 아닙니다. 연회장, 로비, 복도, 엘리베이터, 계단이 층마다 다르게 얽혀 있는 호텔입니다. 넓고 반듯한 전시홀보다 지도로 옮기기 까다로운 공간입니다.

GrowSpace는 그랜드홀(B1)과 비스타홀(B2), 두 층을 잇는 연결통로와 엘리베이터까지 호텔 공간을 층별 3D 지도로 옮겼습니다. 행사 기간에만 쓰는 강연장 배치와 후원사 부스는 그 위에 얹었습니다.

사람이 찾아다니는 공간이라면 장소의 종류는 크게 상관없습니다. 이런 곳들을 같은 방식으로 지도로 만들 수 있습니다.

• 전시장·컨벤션센터 — 전시회, 박람회, 산업전
• 호텔 연회장 — 학술대회, 심포지엄, 기업 행사
• 대학 캠퍼스 — 학회, 입시·채용 박람회, 축제
• 쇼핑몰·복합시설·전통시장 — 매장 찾기, 시설 안내
• 박물관·과학관 같은 문화시설 — 전시실·관람 동선 안내

장소가 바뀌어도 참가자가 쓰는 화면은 같습니다. QR을 찍고, 검색하고, 층을 넘기며 원하는 곳을 찾습니다.

현장에 어떻게 적용했나

GrowSpace 디지털 지도는 웹과 모바일에서 모두 열립니다. 앱을 설치하지 않아도 현장 QR을 찍으면 바로 지도가 뜹니다.

호텔 B1과 B2를 층별 지도로 나누고, 두 학술대회장을 잇는 연결통로를 화살표로 그렸습니다. B1에서는 “Passage to ICLAS B2”, 반대 방향으로는 “Passage to KFCC B1” 표시를 따라가면 됩니다.

지도에는 이런 정보가 함께 담겼습니다.

• KFCC의 REGENERATION·TREND Room, ICLAS의 INSIGHT·DESIGN Room 같은 강연장이 색으로 구분됩니다.
• B1 KFCC Registration, B2 Preview Room & Secretariat Room처럼 등록 데스크 위치가 표시됩니다.
• 후원사 부스 이름은 한글·영문으로 함께 적혀 있습니다.
• Coffee Break, 화장실, 엘리베이터, 포토존, 이벤트 공간 같은 편의시설도 아이콘으로 보입니다.

서비스 기능 — 무엇을 제공했나

1. 학술대회별 분류

지도 상단에는 KFCC와 ICLAS 두 개의 칩이 있습니다. 하나를 누르면 그 학술대회의 부스와 강연장만 목록과 지도 핀으로 추려집니다.

칩 안에서는 리커버리 랩, 전시 구역, 스피커 보드처럼 세부 구역으로 한 번 더 좁혀 볼 수 있습니다. 목록에는 부스 번호와 소속 구역이 함께 붙어 있습니다.

2. 한글·영문 부스 검색과 상세 정보

후원사 이름을 한글로 입력해도, 영문으로 입력해도 같은 부스가 나옵니다. 예를 들어 “메디톡스”를 검색하면 영문 표기 Medytox 부스가 뜨고, 지도가 B2로 넘어가 위치를 짚어줍니다.

오른쪽에는 부스 번호, 소속 학술대회와 구역, 회사 로고, 홈페이지 링크가 함께 표시됩니다. 즐겨찾기와 공유 버튼으로 동료에게 위치를 보낼 수도 있습니다.

3. 층별 지도와 연결통로 안내

왼쪽 아래 B1·B2 버튼으로 층을 바로 바꿔 볼 수 있습니다. 검색한 부스가 다른 층에 있으면 지도가 그 층으로 넘어갑니다.

층과 층을 잇는 연결통로와 엘리베이터 위치가 지도에 함께 표시돼 있어, KFCC 세션을 듣다가 ICLAS 부스로 넘어갈 때도 동선을 미리 확인할 수 있습니다.

4. QR로 여는 모바일 행사 홈

QR을 찍으면 먼저 행사 홈이 열립니다. 일정, 장소, 두 학회 홈페이지 주소를 확인하고 ‘지도 전체보기’로 바로 넘어갑니다. 지도는 영문과 국문 두 언어로 구성해 해외 참가자도 같은 화면을 씁니다.

전시회에서 학술대회로, 다시 다양한 행사로

이번 사례로 전시회에서 쓰던 디지털 지도가 학술대회에서도 그대로 작동한다는 것을 확인했습니다. 컨퍼런스, 심포지엄, 기업 행사처럼 강연장과 부스가 함께 있는 행사라면 같은 방식으로 적용할 수 있습니다. 호텔 연회장처럼 층이 나뉜 행사장도 층별 지도로 구성합니다.

도입 효과

전시회에서 검증된 디지털 지도가 학술대회 현장에서도 그대로 쓰였습니다. 층마다 따로 세우던 안내판이, 두 학술대회를 함께 보여주는 지도 하나로 바뀌었습니다.

참가자에게는

• 어느 층, 어느 강연장인지 지도에서 바로 확인합니다.
• 관심 있는 학술대회의 부스만 추려 보고, 한글이나 영문으로 후원사를 찾습니다.
• 세션 사이 쉬는 시간을 부스 탐색에 온전히 씁니다.

해외 참가자도 같은 지도를 영문으로 봅니다.

주최·후원사에게는

• 부스 배정이 바뀌어도 지도에서 한 번만 고치면 모든 화면에 반영됩니다.
• 층별 안내판과 배치도를 다시 인쇄할 필요가 없습니다.
• “○○ 부스는 몇 층이에요?” 같은 반복 문의가 지도로 분산됩니다.

후원사는 로고와 홈페이지 링크까지 지도 위에서 노출됩니다.

자주 묻는 질문

우리 행사에도 얹어본다면

전시장을 위해 만든 지도가 호텔 학술대회장에서도 그대로 쓰였습니다. 장소가 전시장이든 호텔이든 캠퍼스든, 행사가 학술대회든 컨퍼런스든 전시회든 이 지도를 얹을 수 있습니다. 참가자가 강연장과 부스를 찾아다니는 행사라면 규모와 동선, 참가자 구성에 맞춰 기능을 고르면 됩니다.

새 앱을 개발할 필요도, 안내판을 다시 인쇄할 필요도 없습니다.

가장 빠른 확인 방법은 직접 열어보는 것입니다. 위의 ‘실제 행사 지도 열어보기’를 눌러보세요. ICLAS·KFCC 학술대회에 적용된 지도를 둘러볼 수 있습니다. 도입하고 싶은 행사가 있다면 아래 버튼으로 문의해주세요.