AI 업무 자동화를 검토할 때 먼저 정할 것은 도구가 아니라 어떤 자료를 받아 어디까지 처리하고, 무엇을 사람이 확인할지입니다. 엑셀·견적·재고 업무는 파일만 연결한다고 자동화 범위가 정해지지 않습니다. 입력 기준, 담당자, 예외, 승인, 기존 시스템 연동 조건을 먼저 적어야 현실적인 검토가 가능합니다.
1. 반복되는 업무 하나를 고르세요
‘영업 전체’나 ‘재고 관리 전부’처럼 넓게 시작하지 말고, 매주 되풀이되는 한 단계부터 적어 보세요. 예를 들어 견적 요청 내용을 정리하는 단계인지, 여러 파일의 재고표를 한 형식으로 모으는 단계인지 구분합니다. 최근 실제 업무 한두 건을 기준으로 시작 시점, 입력 자료, 결과를 사용하는 사람을 적으면 범위를 좁히기 쉽습니다.
2. 엑셀 자료의 열과 기준을 맞추세요
같은 ‘수량’이라도 낱개인지 묶음인지, 날짜가 작성일인지 입고일인지에 따라 결과가 달라집니다. 파일마다 열 이름과 단위가 같은지, 품목·거래처를 구분할 고유 키가 있는지, 중복·빈칸·이전 버전은 어떻게 처리할지 확인하세요. 원본 파일과 변경 이력의 담당자도 정해 두면 결과를 출처와 대조하기 쉽습니다.
3. 견적은 초안 작성과 최종 승인을 나누세요
견적 업무라면 어떤 항목이 계산 근거인지, 할인·납기·특수 조건을 누가 입력하고 승인하는지 구분합니다. 거래처별 단가나 계약 조건은 접근 권한과 취급 방식을 먼저 점검해야 합니다. 자동화 검토가 견적의 자동 확정이나 외부 발송을 뜻하지는 않습니다. 금액과 조건을 확인할 담당자, 수정 권한, 발송 승인 단계를 분리해 두세요.
4. 재고는 품목·단위·기준 시점을 확인하세요
재고표를 검토할 때는 품목 코드, 단위, 창고나 위치 구분, 재고 기준 시점, 최종 수정 주체를 확인합니다. 같은 품목이 파일마다 다른 이름으로 기록되거나 갱신 시점이 다르면 수량을 그대로 비교하기 어렵습니다. 어떤 자료를 기준으로 삼을지와 차이가 날 때 멈춰 확인할 담당자를 정하세요.
5. 예외와 사람의 확인 지점을 미리 정하세요
필수 값 누락, 단위 불일치, 규칙 충돌, 원본과 결과의 차이는 예상 가능한 예외입니다. 각 경우에 작업을 멈출지, 누구에게 확인을 요청할지, 승인 전 결과를 어디에 둘지 정합니다. 특히 견적 확정·외부 발송·재고 수량 변경처럼 되돌리기 어려운 다음 행동은 승인 주체와 범위를 명확히 하세요.
6. 엑셀·ERP·MES 등 연동 조건을 확인하세요
현재 엑셀 파일만 쓰는지, ERP·MES·WMS 같은 시스템에도 같은 정보가 있는지 목록을 만드세요. 연동 가능 여부는 시스템 이름만으로 결정되지 않습니다. 파일 형식, 데이터 제공 방식, 계정 권한, 갱신 주기, 담당자와 보안 정책을 확인해야 실제 범위를 논의할 수 있습니다. 기존 시스템을 그대로 유지할지, 필요한 부분을 맞춤 개발할지도 이 자료를 바탕으로 검토합니다.
7. 작은 검토 범위와 확인 기준을 정하세요
처음부터 전사 업무를 바꾸기보다 하나의 반복 과업과 제한된 자료 범위로 검토를 시작하세요. 원본과 결과가 맞는지, 예외가 빠지지 않는지, 담당자가 결과를 읽고 승인할 수 있는지를 확인 기준으로 둡니다. 구체적인 구현 범위와 비용·기간은 업무 자료와 연동 조건을 확인한 뒤 논의해야 하며, 일정한 성과나 모든 시스템의 연결을 미리 약속할 수는 없습니다.
상담 전에 준비할 자료
- 반복 업무 한 가지와 최근 처리 사례
- 사용 중인 엑셀 열 이름·단위·예시 자료(민감정보는 제외하거나 가림)
- 견적·재고 자료의 입력자, 검토자, 승인자
- 예외가 생기는 경우와 다음 행동
- 연동 대상 시스템, 접근·보안 조건, 데이터 갱신 주기
FREEGROW의 AI 업무 자동화·맞춤 개발 안내는 반복 업무를 확인하고 범위를 상담하는 출발점입니다. 실제 가능한 기능과 연동 범위는 사용 중인 자료·시스템·권한을 확인해야 정할 수 있습니다.
