문서 자동화 프로그램, 견적서부터 손대는 게 빠르다

견적 한 건을 내려면 ERP에서 제품을 찾고 최신 단가를 확인해야 한다. 그새 오른 부품값을 다시 반영하고, 마진 규칙까지 붙여야 견적서 한 장이 나온다. 처음부터 끝까지 사람이 붙어 있어야 하는 일이다. 그러는 사이 견적이 하루 늦으면 그 건은 대개 남의 것이 된다.

늦은 견적은 계약으로 이어지지 않는다.

문서 자동화 프로그램은 견적서·발주서·보고서처럼 규칙이 정해진 문서를 사람 대신 시스템이 만들게 하는 프로그램이다. 사람은 결과를 확인하고 보내기만 한다. 자동 견적 프로그램도 여기 속한다.

어떤 문서부터 자동화 대상이 되나

기준은 하나다. 규칙이 있고 반복되면 대상이다.

매달 같은 자료를 손으로 취합하는 엑셀 작업, 수기로 쓰는 견적서와 발주서가 대표적이다. 정해진 양식으로 나가는 정기 보고서, 같은 질문이 반복되는 문의 응대도 마찬가지다. 부서마다 흩어진 자료를 한 화면으로 모으는 대시보드, 메신저와 메일에 흩어진 승인·결재까지 묶는 경우도 많다.

업종은 크게 상관없다. 제조의 작업 지시, 물류의 발주·재고 배분, 중소기업 백오피스, 기관의 행정 문서가 모두 같은 구조다.

자동 견적 프로그램은 어떻게 만드나

GrowSpace가 지금 만들고 있는 견적 자동화의 흐름은 이렇다. ERP에서 제품을 조회하고, 최신 단가와 그새 오른 부품값을 반영한 뒤, 마진 규칙을 적용해 견적서를 만든다. 사람이 하나씩 처리하던 단계를 프로그램이 순서대로 대신 처리하는 구조다. 담당자는 나온 결과를 확인하고 보낸다.

줄어드는 건 견적 작성 시간만이 아니다.

견적을 낼 수 있는 사람이 정해져 있으면, 그 사람이 견적에 묶여 있는 동안 영업도 생산 준비도 같이 밀린다. 병목이 한 자리에 생긴다. 엑셀 보고서 자동화도 목적은 같다. 보고서 만드는 일에 묶여 있던 사람이 원래 하던 업무로 돌아간다.

우리 회사 견적 규칙은 좀 다른데

당연히 다르다. 단가표를 어디에 두는지, 마진을 어떤 기준으로 붙이는지, 승인은 누구를 거치는지가 회사마다 다르다. 견적서 양식은 거래처마다 갈리기도 한다.

그래서 완성된 프로그램을 그대로 파는 방식으로는 맞출 수 없다. 정해진 화면에 회사를 맞추는 대신, 지금 쓰는 규칙을 그대로 프로그램으로 옮긴다. 그 규칙을 정리하는 작업부터 진단에 포함된다. 사양이 정해지지 않은 상태로 문의해도 되는 이유다.

쓰던 엑셀과 ERP는 어떻게 되나

버리지 않는다. 기존 ERP·MES와 엑셀 양식은 그대로 두고, 필요한 데이터만 주고받게 붙이는 방식이다. 담당자가 새 프로그램을 처음부터 다시 배울 일이 없다.

시스템을 통째로 갈아엎는 방식보다, 쓰던 걸 두고 붙이는 방식이 훨씬 빨리 시작된다.

기간은 얼마나 걸리나

범위에 따라 다르다. 대략적인 기준은 아래와 같다.

견적은 진단으로 범위를 확정한 뒤에 나온다. 중소·중견 기업이라면 정부·지자체 지원사업 요건을 함께 확인하고, 서류 작업도 같이 본다.

어디부터 시작하나

전사 도입부터 시작하지 않는다. 사람 손이 가장 많이 가는 업무 하나를 골라 자동화하고, 현장이 효과를 확인한 뒤 다음으로 넘어간다. 실패해도 잃는 게 작아야 시작할 수 있다.

진행은 세 단계다. 자동화 진단으로 대상 업무를 찾고, 효과가 큰 순서대로 범위와 견적을 확정하고, 첫 자동화를 구축한 뒤 다른 업무로 넓힌다.

첫 업무에 만든 것은 다음 업무에도 쓴다. 데이터를 가져오는 연결, 누가 무엇을 볼 수 있는지 정한 권한, 결과를 뽑는 보고서 틀은 문서 종류가 바뀌어도 거의 그대로다. 업무를 하나씩 늘려도 매번 처음부터 만들지 않고, 결국 한 화면에서 같이 돌아가게 된다.

자주 묻는 질문