견적서 한 장 뽑는 데 사흘이 걸리던 제조사가 있다. 계측·장비를 만드는 곳이라 사양이 매번 달랐고, 담당자가 과거 견적서를 뒤져 단가를 하나씩 맞췄다. 주문이 몰리는 달에는 영업할 시간이 문서 작업에 밀렸다.
이런 업무가 자동화 1순위다.
업무 자동화 외주의 비용과 기간은 기능 개수가 아니라 네 가지 변수로 갈린다. 자동화 구간을 어디서 끊는지, 기존 시스템을 몇 개나 붙이는지, 쓰던 데이터가 얼마나 정리돼 있는지, 구축 뒤 운영을 누가 맡는지다.
자동화 구간을 어디서 끊나
같은 “견적서 자동화”라도 범위에 따라 일의 성격이 달라진다.
사양을 넣으면 문서 초안이 나오는 데까지만 만들 수도 있다. 여기에 승인 단계를 붙이면 결재선과 권한, 반려 처리가 따라 들어온다. 확정 단가를 ERP에 그대로 넘기는 것은 또 다른 공사다.
앞의 제조사는 과거 견적과 단가를 학습시키고 승인 워크플로까지 붙였다. 사흘 걸리던 초안이 5분에 나온다.
발주 전에 정할 것은 하나다. 어디서 시작해 어디서 끝나는가.
붙일 시스템이 몇 개인가
비용이 가장 정직하게 늘어나는 지점이다.
ERP 하나만 읽는 자동화와 ERP·MES·그룹웨어를 동시에 건드리는 자동화는 다른 일이다. 연동 대상이 하나 늘 때마다 확인할 항목이 세 개씩 붙는다. 데이터를 꺼낼 통로가 있는지, 쓰기 권한을 주는지, 장애가 났을 때 누가 되돌리는지.
API가 열려 있으면 작업이 빨리 끝난다. 화면만 있고 통로가 없는 구형 시스템이면 이야기가 길어진다. 파일 내보내기나 화면 자동화로 우회하게 되는데, 이쪽은 만드는 시간보다 유지하는 손이 더 든다.
견적을 요청할 때 연동 대상 시스템의 이름과 버전을 먼저 적어 보내자. 업체가 내놓는 숫자의 편차가 눈에 띄게 줄어든다.
쓰던 데이터는 정리돼 있나
여기서 기간이 제일 많이 밀린다.
자동화는 규칙을 실행하는 일이라, 규칙을 세울 수 없는 데이터가 들어오면 멈춘다. 같은 거래처가 세 가지 이름으로 적혀 있는 경우는 흔하다. 품번에 공백과 하이픈이 섞이고, 단가 기준일이 시트마다 다른 것도 마찬가지다. 이걸 손보지 않은 채 자동화만 얹으면, 사람이 결과를 검산하느라 일이 더 늘어난다.
착수 전에 실제 데이터 샘플을 업체에 보여 주는 편이 낫다. 정합 작업량이 견적에 들어오면 총액은 올라간다. 대신 기간이 두 배로 밀리는 일은 막는다.
구축한 다음 운영은 누가 하나
계약서에서 가장 자주 비어 있는 칸이다.
자동화는 만들어 놓고 끝나는 물건이 아니다. 거래처가 바뀌고 양식이 바뀌고 담당자가 바뀐다. 규칙을 누가 고치는지 정해 두지 않으면, 반년 뒤에는 아무도 손대지 못하는 프로그램이 남는다.
선택지는 둘이다. 내부 담당자가 관리 화면에서 직접 고치게 만들거나, 업체가 유지보수로 계속 맡거나. 앞쪽은 초기 구축비가 올라가고 뒤쪽은 월 비용이 생긴다. 어느 쪽이 싼지는 회사의 인력 상황에 달렸다.
GrowSpace는 상담부터 설계·구축·운영까지 한 팀이 이어서 맡는다. 맞춤 운영 시스템에 단계별로 적어 뒀다.
기간은 어떤 순서로 늘어나나
범위를 아래로 한 칸 내릴 때마다 검증할 것이 붙는다.
| 구축 범위 | 대표 작업 | 견적을 가르는 지점 |
|---|---|---|
| 단일 업무 | 문서 초안 생성, 자료 취합 | 입력 양식의 가짓수 |
| 승인 연결 | 결재 워크플로, 권한, 이력 | 결재선 규칙의 복잡도 |
| 기간계 연동 | ERP·MES 읽기와 쓰기 | 연동 대상 수, API 유무 |
| 전사 확산 | 부서별 변형, 운영 이관 | 데이터 표준화 범위 |
맨 아래 칸을 한 번에 계약하는 방식은 위험하다. 한 업무를 먼저 돌려 결과를 보고 넓히는 쪽이 실패 비용이 작다. 작은 자동화 하나가 사내 설득 자료가 되기도 한다.
후보가 되는 업무 목록은 AI 업무 자동화에 있다.
→ 함께 읽기: 문서 자동화 프로그램, 견적서부터
자주 묻는 질문
업무 자동화 견적을 받을 때 무엇을 준비하나요? 현재 업무 순서를 적은 문서 한 장과 실제 데이터 샘플이면 된다. 이 둘이 있으면 업체 간 견적 편차가 크게 줄어든다.
작은 업무 하나만 맡겨도 되나요? 된다. 반복 문서 작업 하나를 먼저 돌려 보고, 결과를 확인한 뒤 범위를 넓히는 방식이 일반적이다.
기존 ERP를 바꿔야 하나요? 바꾸지 않는다. 쓰던 시스템은 그대로 두고 필요한 데이터만 주고받는 형태로 붙인다.
견적서를 비교하기 전에 우리 업무의 시작과 끝부터 종이에 적어 보자. 그 한 장이 있으면 숫자는 저절로 좁혀진다.
장비만 받고 끝나면, 현장은 그대로입니다
센서와 장비를 설치해도, 현장이 달라지는 건 그 데이터가 화면에 보이기 시작할 때부터입니다. GrowSpace는 장비 납품에서 멈추지 않고 도면 등록, 화면 구성, 기존 관제·MES·ERP 연동까지 한 팀이 맡습니다.
