수정이 반복되기 쉬운 부분 중 하나는 참가업체 정보 관리입니다. 회사명, 부스번호, 층·홀, 대표 제품, 카테고리, 연락처가 서로 다른 파일에 흩어져 있으면 홈페이지, 지도, PDF, 인쇄용 원고를 만들 때 같은 내용을 여러 번 고치게 됩니다. 이 글은 전시회 디렉토리북 제작을 준비하는 담당자를 위한 실무 가이드입니다. 참가업체 정보를 하나의 기준으로 정리하고, 홈페이지·지도·디렉토리에서 어떤 범위까지 활용할지 확인하는 방법을 설명합니다.
1. 담당자의 수정 중복 문제부터 줄이세요
참가업체가 회사명을 바꾸거나 부스가 이동하면 담당자는 여러 문서를 확인해야 합니다.
행사 홈페이지의 업체 상세
모바일 지도와 부스 정보
온라인 디렉토리
PDF 디렉토리북
인쇄용 원고
안내데스크와 운영팀 자료
이 채널들이 서로 다른 파일을 바라보면 “어느 파일이 최신인가?”를 다시 확인해야 합니다. 반대로 하나의 참가업체 데이터 표를 기준으로 삼으면 채널별 공개 범위와 출력 조건을 비교하기 쉬워집니다. 공개 제품 설명은 참가업체 입력 정보가 디렉토리와 지도 상세에 재사용될 수 있는 구조를 설명합니다. 실제 행사에서 어떤 필드가 연결되고 누가 수정하는지는 발주 전 확인이 필요합니다.
2. 참가업체 필드 표를 먼저 정하세요
KISS 2025의 회사명·부스번호 안내 지도 화면. 출처: KISS 2025 공개 사례. 처음부터 모든 정보를 받기보다 공개용 필드와 운영용 필드를 나누는 것이 좋습니다.
공개용 필드
회사명: 업체 식별. 표기 규칙과 중복명을 확인합니다.
부스번호: 지도·디렉토리 연결. 최신 배치도와 일치하는지 확인합니다.
층/홀: 위치 안내. 층·홀 표기 기준을 통일합니다.
대표 제품: 검색·상세 소개. 업체 승인과 글자 수를 확인합니다.
카테고리: 검색·분류. 선택 목록과 예외 기준을 정합니다.
운영용 필드
담당자: 제출·수정 연락용이며 운영 담당자만 접근합니다.
연락처: 문의·검수용으로 필요한 범위만 수집합니다.
공개 여부: 공개용 필드에만 적용하며 담당자 정보는 운영용으로 분리합니다.
최종 검수일: 최신성 확인을 위해 승인자와 함께 기록합니다.
개인정보는 참가업체 정보와 분리해 최소한으로 수집하세요. 방문객에게 공개할 필요가 없는 담당자 이름, 개인 전화번호, 개인 이메일은 공개 필드에 넣지 않는 것을 원칙으로 합니다. 연락처가 필요하다면 대표 문의 채널이나 업무용 계정처럼 목적에 맞는 정보를 우선 검토하세요.
3. 엑셀 정리 예시: 가상 예시 데이터로 시작하기
아래 예시는 실제 업체나 고객 데이터가 아닌 가상 예시 데이터입니다. 회사명은 가상기업-A, 가상기업-B처럼 작성했습니다.
가상기업-A
부스번호: A-101 / 1층 A홀
대표 제품: 센서 모듈 / 카테고리: 산업기기
담당자: 운영담당-A / 연락처: 대표문의 폼
공개 여부: 공개 / 최종 검수일: 2026-10-01
가상기업-B
부스번호: A-102 / 1층 A홀
대표 제품: 전시용 솔루션 / 카테고리: 전시운영
담당자: 운영담당-B / 연락처: 대표메일
공개 여부: 수정 중 / 최종 검수일: 2026-09-29
가상기업-C
부스번호: B-204 / 2층 B홀
대표 제품: 데이터 플랫폼 / 카테고리: 소프트웨어
담당자: 운영담당-C / 연락처: 대표문의 폼
공개 여부: 비공개 / 최종 검수일: 미검수
엑셀을 만들 때는 다음 열을 함께 두면 수정 이력을 관리하기 쉽습니다.
제출 상태: 미제출 / 제출 / 수정 요청 / 검수 완료
공개 채널: 홈페이지 / 지도 / PDF / 인쇄물
수정 요청일
최종 승인자
다음 확인일
A-101과 A101처럼 부스번호가 다르게 들어오지 않도록 제출 양식에 표기 예시를 넣으세요. 층·홀·부스번호를 한 칸에 자유롭게 입력하게 할지, 각각의 필드로 나눌지도 미리 정해야 합니다.
4. 업체정보 변경 흐름을 한 줄로 정의하세요
행사 직전에는 회사명, 제품명, 부스 위치, 공개 링크가 바뀔 수 있습니다. 변경이 생겼을 때의 기본 흐름을 다음처럼 정리할 수 있습니다. 변경 접수 → 자료 확인 → 운영자 수정 → 담당자 검수 → 공개 승인 → 채널별 반영 확인 각 단계에서 다음 질문에 답할 수 있어야 합니다.
변경 요청은 이메일, 폼, 스프레드시트 중 어디로 받는가?
운영자가 직접 수정할 수 있는 필드는 무엇인가?
제작·운영 파트너에게 요청해야 하는 항목은 무엇인가?
공개 전 최종 승인자는 누구인가?
홈페이지·지도·PDF·인쇄물 중 어디까지 바뀌는가?
행사 종료 후 변경 이력은 얼마나 보관하는가?
“실시간 반영”이라는 표현만으로는 충분하지 않습니다. 실제로는 저장, 검수, 공개 승인, 채널별 확인의 순서가 있을 수 있으므로 발주서에 구체적인 운영 흐름을 적어 보세요.
5. 배포 채널별 조건을 분리하세요
KISS 2025의 전시회 정보·지도 메뉴 진입 화면. 출처: KISS 2025 공개 사례. 같은 참가업체 데이터를 사용하더라도 채널마다 필요한 정보가 다릅니다.
반응형 홈페이지
검색 필드, 상세 페이지, 공개 링크, 모바일 화면
디지털 지도
층·홀·부스번호, 편의시설, 위치 상세, 변경 방식
온라인 디렉토리
카테고리, 제품, 업체 소개, 문의 링크
PDF 디렉토리북
페이지 분량, 이미지 규격, 교정일, 배포 파일
인쇄 디렉토리북
인쇄 책임, 제작 마감, 부수, 배송 범위
안내데스크 자료
직원용 최신본, 문의 기준, 비공개 운영 필드
웹 화면에서 사용하는 정보가 PDF와 인쇄물에도 자동으로 반영되는지는 별도 확인이 필요합니다. 인쇄 디렉토리북 제작이나 배포가 포함되는지 역시 “디렉토리 제공”이라는 표현만으로 판단하지 마세요. 이미지와 링크는 채널별 사용권이 다를 수 있습니다. 웹 공개가 허용된 로고가 인쇄물과 행사 종료 후 보관에도 허용되는지, 업체가 제출한 홈페이지 링크가 최신 공개 URL인지 확인하세요.
모든 항목이 처음부터 확정될 필요는 없습니다. 확정, 확인 중, 미정 상태를 나누면 발주 전에 남은 의사결정을 구분할 수 있습니다.
실제 서비스 상담 전에 준비할 자료
행사 일정, 최신 도면, 참가업체 수, 필요한 공개 필드, 원하는 배포 채널을 준비해 보세요. 홈페이지·지도·디렉토리 사이에 공통으로 사용할 데이터와 별도 교정이 필요한 산출물을 나누어 질문하면, 필요한 제작·운영 범위를 상담하기 쉽습니다. 공개 제품 설명은 전시·행사 운영 플랫폼에서 홈페이지·디지털 지도·디렉토리 등 관련 모듈을 안내하고 있습니다. 공간과 운영 범위는 공간·운영 안내에서 함께 확인할 수 있습니다. 연동 필드와 제공 범위는 행사별로 상담 시 확인합니다.
